INBOX HERO - MAILMANAGEMENT

MAILMANAGEMENT • OUTLOOK • PERSOONLIJKE EFFECTIVITEIT

Je mailbox is een postvak. Geen takenlijst.

Een mailbox is bedoeld om berichten te ontvangen. Toch gebruiken veel professionals ze tegelijk als takenlijst, geheugensteun, archief en planning.

In deze praktijkgerichte training bouwen deelnemers een eenvoudige manier van werken om mail sneller te verwerken, acties op de juiste plek te zetten en Outlook slimmer voor zich te laten werken.

Incompany •  1 halve dag • live / online • Nederlands / Engels

Herkenbaar?

Je inbox bepaalt steeds vaker wat je vervolgens doet.

Je opent Outlook om één mail te beantwoorden. Twintig minuten later heb je zes andere berichten gelezen, twee nieuwe taken ontdekt en ben je vergeten waarvoor je Outlook eigenlijk opende.

Ongelezen = nog te doen.

Berichten blijven ongelezen staan omdat je er later nog iets mee moet. Zo wordt je inbox langzaam een takenlijst.

Dezelfde mail komt telkens terug. 

Je leest een bericht, beslist nog niets, sluit het weer, je zet het zelfs terug op 'ongelezen', en leest het enkele uren later opnieuw.

Alles blijft in de inbox staan. 

Acties, afspraken, informatie en berichten die je nooit meer nodig hebt staan gezellig naast elkaar.

Nieuwe mail krijgt automatisch voorrang.

Iedere melding trekt je aandacht, ook wanneer je eigenlijk met belangrijker werk bezig was.

Goed mailmanagement betekent daarom niet dat je sneller moet antwoorden. Het betekent dat je sneller beslist wat een bericht van je vraagt — en het vervolgens op de juiste plek zet.

Na deze training kunnen deelnemers

 

  • nieuwe e-mails sneller en bewuster verwerken;
  • onderscheid maken tussen een bericht, een actie, een afspraak en informatie;
  • vermijden dat hun inbox als permanente takenlijst wordt gebruikt;
  • Outlook slimmer inzetten om repetitieve handelingen te beperken;
  • belangrijke informatie sneller terugvinden;
  • hun mailbox verwerken zonder voortdurend door nieuwe mail onderbroken te worden;
  • een eenvoudig persoonlijk mailsysteem bouwen dat ook na de training werkbaar blijft.

 

Wat komt aan bod?

Geen rondleiding door alle knopjes van Outlook. Wel een slimmere manier van werken.

Outlook kan bijzonder veel. Dat betekent niet dat je al die functies ook nodig hebt. We vertrekken daarom niet vanuit de vraag “Wat kan Outlook allemaal?”, maar vanuit een veel nuttigere vraag: “Hoe wil ik met mijn mail werken en welke functies helpen mij daarbij?”

1. Beslissen wat een mail van je vraagt

We bouwen een eenvoudige beslisroutine rond nieuwe berichten.

Een mail kan bijvoorbeeld:

  • verwijderd worden;
  • onmiddellijk beantwoord worden;
  • gedelegeerd worden;
  • een actie worden;
  • een afspraak worden;
  • of informatie zijn die je wilt bewaren.

Zo voorkom je dat “ik moet hier nog iets mee” een aparte categorie wordt.

2. Van inbox naar betrouwbaar systeem

We bekijken hoe inbox, taken, agenda en archief elk een eigen rol krijgen.

Daarbij werken we met principes uit GTD en Inbox Zero, zonder van een lege inbox een doel op zich te maken.

Het doel is niet noodzakelijk nul mails.

Het doel is weten dat alles wat in je inbox staat bewust verwerkt is.

3. Outlook het repetitieve werk laten doen

We bekijken functies die daadwerkelijk tijd kunnen besparen, zoals:

  • regels & snelle stappen;
  • categorieën;
  • favorieten;
  • zoekmappen en zoeken;
  • snelonderdelen & sjablonen;
  • uitgesteld verzenden;
  • en andere handige Outlook-functies.

Niet omdat iedere deelnemer ze allemaal moet gebruiken, maar omdat Outlook sommige handelingen beter zelf kan uitvoeren dan jij.

4. Mail verwerken zonder de hele dag in je inbox te wonen

We werken rond meldingen, vaste verwerkingsmomenten, focus en bereikbaarheid.

Want een goed ingericht Outlook helpt weinig wanneer je elke drie minuten controleert of iemand intussen opnieuw naar je heeft gemaild.

De bedoeling is niet dat deelnemers na afloop twintig nieuwe functies kennen. Ze bouwen een eenvoudige workflow die past bij hun eigen werk en mailbox.

Zo werken we

Je eigen mailbox is het belangrijkste werkmateriaal.

Dit is geen training waarin ik Outlook demonstreer terwijl deelnemers noteren welke knop ze later eens moeten proberen.

Deelnemers werken zoveel mogelijk rechtstreeks in hun eigen mailbox. Ze verwerken berichten, bouwen hun structuur, testen functies en passen instellingen meteen aan.

Daardoor is hun Outlook aan het einde van de opleiding niet alleen iets duidelijker in theorie.

Het werkt ook werkelijk anders.

Niet om een training per se interactief te maken. Wel omdat leren meer vraagt dan luisteren.

Praktisch

Formule

Live: een halve praktijkgerichte trainingsdag.

Online: twee sessies van ongeveer twee uur. Tussen beide sessies kunnen deelnemers de nieuwe werkwijze in hun eigen mailbox testen en bijsturen.

Doelgroep

Professionals en leidinggevenden die dagelijks veel e-mail verwerken en Microsoft Outlook gebruiken als belangrijk onderdeel van hun werkdag.

Groepsgrootte

Bij voorkeur een kleine tot middelgrote groep, zodat deelnemers voldoende ruimte krijgen om in hun eigen Outlookomgeving te werken en vragen te stellen. Live max. 12 deelnemers.

Format

Incompany • live / online

Taal

Nederlands of Engels.

Benodigd

Deelnemers werken tijdens de opleiding op hun eigen laptop en in hun eigen Outlookomgeving.

Maatwerk

Vooraf bekijken we hoe mail binnen jullie organisatie wordt gebruikt en waar deelnemers vandaag vooral tegenaan lopen. Op basis daarvan kunnen accenten en oefeningen worden aangepast.

Voor wie is deze training?

Deze training past goed wanneer…

  • medewerkers dagelijks een aanzienlijk deel van hun tijd in Outlook doorbrengen;
  • de inbox tegelijk als geheugen, archief en takenlijst wordt gebruikt;
  • belangrijke acties regelmatig tussen e-mails blijven zitten;
  • deelnemers veel tijd verliezen aan terugzoeken, opnieuw lezen en handmatig verwerken;
  • je niet alleen Outlookfuncties wilt leren, maar vooral een betere manier van werken met mail zoekt.

Minder geschikt wanneer…

Deze training is geen technische Outlookcursus waarin we systematisch elk menu, tabblad en iedere beschikbare functie overlopen.

Wie vooral wil leren waar iedere knop staat, heeft een andere opleiding nodig.

Inbox Hero vertrekt vanuit de werkpraktijk: wat wil je sneller, eenvoudiger of betrouwbaarder doen — en hoe kan Outlook daarbij helpen?

Wie staat voor de groep?

Jonathan Schuermans

Ik train professionals rond timemanagement, focus, mailmanagement en persoonlijke effectiviteit.

Daarbij kijk ik niet alleen naar welke functies Outlook bevat, maar vooral naar het systeem erachter: hoe zorg je ervoor dat een binnenkomend bericht snel op de juiste plek terechtkomt en je mailbox niet voortdurend bepaalt waar je aandacht naartoe gaat?

De beste Outlookfunctie is voor mij dan ook niet noodzakelijk de meest indrukwekkende. Het is degene die je na de training daadwerkelijk blijft gebruiken.

Deze organisaties gingen jou al voor

JE INBOX HOEFT NIET LEEG TE ZIJN. WEL ONDER CONTROLE.

Een beter mailsysteem draait niet om zo snel mogelijk antwoorden of koste wat het kost Inbox Zero bereiken.

Het draait om weten wat aandacht vraagt, waar je acties staan en erop kunnen vertrouwen dat belangrijke dingen niet tussen honderd andere berichten verdwijnen.

Vertel me hoe jullie vandaag met mail en Outlook werken. Dan bekijken we of Inbox Hero daarbij aansluit.

Of bekijk alle trainingen